前回は、会議の心構え、準備について書いてみました。
詳しく読みたい方は下の記事をお読みください。
今回は、実際に会議を行うとき、どんなふうに進めていけばよいのか、書いていきます。
具体的な会議の内容
会議が行われるタイミングは、毎週や毎月など、会議の種類によって様々です。今回の会議から次回の会議までの間に必要な項目を全員で共有し、目標や検証内容を把握することが重要です。弊社の場合、毎週・毎月行う会議があり、会議での議題は以下のような内容です。
① 毎週行う各部門の進捗会議の場合
・ 前週の進捗状況の共有と、検証から良かった点や課題の把握
・ 翌週の打ち合わせと課題を早期に解決するための改善案の決定
各自、担当している事項の進捗状況の確認と検証を行っています。目標値に対する達成具合を確認し、良かったこと、改善すべきことを話し合い、次週の行動計画を立てていきます。
② 月次の全体会議
・ 前月の検証と今月の目標共有
・ 他部門への協力依頼や情報共有
・ 改善案の決定、決定事項の把握
各部門での進捗や達成度を確認します。設定した目標値を達成するために不足していることはないか、うまくいったときの要因など、次月に向けての行動へと繋がるように、具体的な行動計画を立てます。また、部門間で「協力できることはないか、必要なことは何か」も具体化し、会社全体で情報を共有するようにしています。
会社全体で情報を共有するメリットは、担当者がいないのでわからない、といった、「個人に依存し、すぐに対応できない」ということが、起こらないということです。
お客様を待たせることなく、対応できるというのは、会社の信用をあげることにつながるのではないでしょうか。
会議のポイント
会議行うときに、必ず意識しておくことは、現状とあるべき姿（目標）との差を認識することです。こ差を埋めるためには、現状でのどんな問題を抱えているかを把握することや、あるべき姿へ到達するまでの問題やリスクを明らかにし、その差を埋めるための方法を考え、実行することが必要となってきます。
年間の目標を達成するために、半年や毎月など、逆算した短期目標を設定することで、毎週の行動をどのようにしていけばよいかが、明確に見えてくるのです。
まとめ
会議は参加者全員が主役で、成長の場です。主体的に会議を行い、生産的なものにしましょう！
① 会議の目的を把握する
② 会議を円滑にするために、前準備を行い、会議の質を高める
③ 会議中は参加者全員が前向きに意見し、議題を時間内で決め、会議後の動きを共有する
④ 会議後は議事録を作成し、配布する
現状に満足することなく、より良い職場環境にしていくためにも、会議の場で様々な意見を発表していくことは有意義なことだと思います。準備段階から、周りとのコミュニケーションを図り、円滑な人間関係を築いていくことも大切ですね。
会議を有意義なものにし、個人でも会社としても成長していけるようにしたいものです！
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