ルルル～🎵と会社の電話の着信音がなると”ドキドキ”する方はいませんか？
分かりますよ～。
電話をかける場合は準備できますが、電話を受ける場合はそうはいきません。
どこの誰？急ぎ？クレーム？折り返しの連絡先は？
聞きそびれて、お客様や、上司から怒られた経験がある方も少なくないのではないでしょうか？
私生活では、「LINEしか使わない」というあなたも、
ビジネスでは、メールや文書も多いですが、やはり、急ぎや重要な説明は、特に電話が重要な連絡手段ではないでしょうか。
弊社は、ＩＴ機器・通信機器を多く生業として取り扱っていますが、ビジネスホンの市場規模は２０年前と変わりはないように感じます。それだけ、全国の会社では、なくてはならない存在として使用されています。
では、どうすれば電話に対して、苦手意識がある方に克服してもらえるでしょうか。
ビジネスマナー？
用事があるから、相手は電話してくるのです。
社名をゆっくりと、はっきりと名乗り、あとは用件を聞くことです。
以上！なのですがそれが難しい！！
会話をすることに意識が行き過ぎて「させていただきます」や「かしこまりました」などの謙譲語や尊敬語などを使わなければと思っていませんか？
電話は「わかりました」や「そうです」などの丁寧語であれば、マナーはOKです！
用件を正確に聞き取れれば、合格です！！
できるだけゆっくりと
ゆっくりと話すことを意識してみてください。こちらがゆっくりと話しをしたら、相手も会話するスピードを合わせようとしてくれるものですよ。
聞き取りにくい場合は、相手が話している途中でも「恐れ入ります。電話が少し遠いようですが・・・」や「恐縮ですが、もう一度お願いします」と伝えることは決して悪いことではありません。
逆に聞こえていないのに「はい」「はい」と話すと電話の相手は”理解してくれている”と思ってしまいます。
相手の会社名・担当者名・連絡先は必ず確認しましょう。
復唱したり、「○○様ですね」とオウム返しすることも効果的な手法です。
電話応対で使える便利な文言
・「少々お待ちください」
・「よろしければ伝言を伺いますが・・・」
・「確認して折り返し連絡します」
・「お待たせしました」
私が、入社したての頃、電話を切った後、どこからの電話だったか分からなくなって、困ったことがありました。日々の電話対応で、同じ人からの電話が多かったりするとそれに慣れてしまい、返信先を聞き忘れたりと上手く対応できず・・・
その後は、きちんとメモをしたり、復唱したりするようにしています。
社名をゆっくりと、はっきりと名乗り、用件を聞く。
相手の会社名・担当者名・連絡先は必ず確認し、メモを取るようにしましょう。
後で困らないように確実に。
前もって準備が出来ていれば、電話に出たくなるかもしれませんね！
是非お試しあれ～！
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