前回は、会議の心構えについて書いてみました。
詳しく読みたい方は下の記事をお読みください。
今回は、実際に会議の準備をするときに、どんなことに気を付けたら良いのか考えてみたいと思います。
会議の前準備
当日まで会議の概要がわからないと、効率が悪い会議となってしまい、生産性は上がりません。
会議をスムーズに進行するためには、会議に参加する人も、その内容を把握したうえで会議に出席してもらうのが望ましいと思います。具体的には
① 何のための会議なのか
② 具体的に何を議論するのか
③ どのような方法で会議を行うのか（参加者・場所・時間等）
これらの情報を、参加者と事前に共有するための準備を行いましょう。
事前に会議の大まかな内容がわかっていれば、各々が議題について考える時間が持てます。
会議で使う資料などがあれば、これも数日前までに作成して、参加者に配布しておきましょう。
会議当日に、初めて目を通すよりも、事前に内容を把握した方が、会議の内容に集中できます。
事前に共有することで、各々の考えや案を持ち、会議に参加できます。闊達な意見交換が行える会議になると思います。
会議前の心構え
参加者は、当日の会議の内容を確実に理解してから臨む必要があります。心構えとしては、
・ 取り上げられた課題は、ほかの部門のことも、自らの課題と考える事
・ 課題に対し、自分の意見（必要に応じて裏付けになる資料など）を用意しておく
会議担当者が、事前に準備した資料に目を通し、当日の会議の際には、自分の意見を述べられるように準備を行いましょう。また、個人ではなく、部門の意見として発表するときには、部門内で事前に話し合いの場を持つことも必要となってきます。必要に応じてどんな準備が必要か、参加する側も考えるようにしましょう。
また前回の議事録を確認し、進捗確認や検証を行っていくことも会議での重要な議題です。新しい議題に目が向きがちですが、継続して行う重要性もよく理解してください。
弊社では、グーグルカレンダーを活用し、会議の日時や個人の予定を、全員が確認できるようになっています。また、予定詳細に、事前に確認しておく資料の保存場所や、共有しておきたい内容などを記載しておくことで、各自、時間に余裕をもって確認が出来るようにしています。WEB会議もボタン一つで設定することが出来、大変便利です。
視覚的にも見やすいよう、内容により会社全体と個人で色分けをしています。
次回は、具体的な会議の進め方について書きたいと思います。
お読みいただき、ありがとうございました。次回もお楽しみに！
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