会議の在り方（効率よく行うための準備と心構え）その１

どんな会社でも、会議・打ち合わせは、必ずあるといってよいでしょう。
九州情報機器コンサルでも、様々な会議を行っています。

全体・部門別・担当者別など、活動を行っていく中で会議は必要です。
しかし、予定していた時間通り終わらなかったり、結論が出ないまま終わったり、内容がスムーズに決まらないこともあり、会議を有意義な時間にするためにはどうしたらいいか、考えてみようということになりました。

ご紹介する内容は、経営コンサルタントのIGブレーン宮崎の直野氏と毎月行っている全体会議の中で、お話いただきました。
これらの内容を参考に、会議の準備を行い、事前に参加者が会議内容を把握し、質問や意見を各自まとめて参加することで、会議の時間の短縮・中身のある会議の開催が出来るように、今後の対策をしていきたいと考えています。

はじめに

まず、会議とは、「関係者が集まり、特定の議題（目的）に関して意見交換・審議し、合意、施策などの意思決定をすること」および「その物理的構成員の集まりを意味する」とあります。（参照：Wikipedia）
また、会議にはそれらの集まりを、計画・管理・運営する組織（合議体）の意味もある。

つまり、会議を有意義なものにするには、主催する側にも参加する側にも準備が必要であると言えます。

そもそも、なぜ会議を行うのでしょう？

会議の目的
会議の種類

会議の目的

会社運営をしていく中で、様々なことを取捨選択し、決定していく必要があります。
会議を行う目的としては、
①　会議内容に対して、参加している全員が意見を出し合い決定していくこと
②　情報や決定事項などを共有すること
③　考え抜くことが出来る人材の育成

順番に考えていきましょう。

「参加している全員が意見を出し合い決定していく」

自分が参加している会議を思い出してみてください。
会議の中で、自分の意見を言うことがありますか？それは、どのようなタイミングで発言しますか？
会議の進行役から指名されてから発言する場合、自発的に発言する場合などあると思いますが、会議中に全員が闊達に、意見を言い合える会議は、なかなか難しいのではないかと思います。
様々な意見が出ることで、より深く・多角的に議題について考えることが出来るのではないでしょうか。

では、どのようにすれば全員が意見を出し合うことが出来るのか。
これには事前の準備が必要ではないかと考えます。
会議の議題（内容）が事前にわかっていれば、前もってその事について考えることが出来ます。

「情報や決定事項などを共有する」

様々な場面での情報を、会社全体や部門ごとで情報共有をしておくと、会社全体の意思統一に繋がっていきます。
担当者だけが知っている、この仕事は固定の人しかできないなど、限定した事項が増えるということは、その人がいなくなったときに困る場面が増えていく、または、１人に負担が偏る、ということにも繋がっていきます。
弊社では、日々の個人の動き、案件の進捗状況、売り上げの状況など含め、会社全体の動きは、ほぼすべてオープンにしています。
各部門やプロジェクトごとの会議内容は、全体会議の中で共有しています。こうすることで、お互いのフォローができ、お互いに声掛けが増えることで小さなミスを防ぐことが出来るのではと考えます。

「考え抜くことが出来る人材の育成」

物事について考えるとき、どのようなことを頭の中に浮かべますか？
自分の意見だけで判断すると、会社としては許可を出せない場面も出てきます。
会社に所属している以上、会社の一員であるという立ち位置を、常に念頭に置いて行動できる人であってほしい思うのです。
その場の判断を、会社基準で考えることが出来るように、会議ではその共通の認識を持つための場でもあると思います。
指示を待つのではなく、自分の考えを持ったうえで、上司に確認し、実行する。
会議の中では、経営陣は会社の方針を伝えたうえで、社員の意見を組み入れる、また、社員は自分の意見を伝え、会社の考え方を理解する。お互いに意思疎通ができることで、仕事へのモチベーションが持続し、会社運営に積極的に関わっていく人材が育っていくことを期待しています。