なんでビジネスフォンを使うの？どんな機能があるの？とよく質問されることが多いビジネスフォン。
家庭で使用する電話機とビジネスフォンの違いがわからない。ボタンがたくさんついているだけで高額！と感じている方へ、ビジネスフォン導入のメリット・デメリットについて、ご案内いたします。

電話機に違いがあるの？ビジネスフォンと家庭用電話機

ビジネスフォンと家庭用電話機との大きない違いは複数台の電話機を同時に発着信出来るということです。
家庭用電話機では、一つの電話機で一つの発着信しか出来ません。その為一人が話をしてると電話が終わるまで他の人は電話は出来ません。話し中の状態になります。
費用面でも家庭用電話機を５台同時に使用したい場合は、電話回線５回線分の基本料金と通話料金が必要になります。通信料も高額になり、効率も悪くなります。
ビジネスフォンは、一人が通話していても、話し中の状態にならず、複数の発着信が可能で費用面でも電話回線１回線で複数の電話機が利用可能！作業効率面でもメリットがあります。
会社にとっての話中は大きなビジネスチャンスの逃すことになります。

ビジネスフォンを導入するとこんなことが出来ます！

1つの電話番号で同時に外線電話ができる

ビジネスフォンは、電話番号１つあれば、主装置（回線をまとめる装置）を介することで、同時に複数の発着信に対応することができます。
大口の注文など、ビジネスチャンスを逃すことはありません。
家庭用電話機では複数の発着信には対応出来ず、話し中になることも多く、ビジネスチャンスを逃してしまいかねませんのでビジネスフォンの導入をお勧めします。

内線電話で社内コミュニケーションの円滑化

ビジネスフォンは、主装置（回線をまとめる装置）を介することで、社内の通話を内線化することが出来ます。
内線化とは、通話料は無料で他部署、または別フロアへの報告・連絡を移動せずに行えます。
時間短縮に繋がり、効率化が図れます。
使用する状況に合わせた、様々な機種があります。うちの会社の状況に当てはまらないなぁと思っていても、使ってみると便利だったというようなこともあります。

社内・社外問わず電話対応が可能な保留転送

私がオススメする機能の一つ”保留転送”機能は、お客さまや取引先からの電話を担当者へ転送することができる機能です。
保留転送は、かかってきた電話を受付者が「少々お待ちください」と担当者を電話機のそばまで呼び出す必要がなく電話対応ができます。かけた側を待たせる時間短縮になります。
また、ビジネスフォンの機種によりますが、あらかじめスマホに専用のアプリをインストールしておくことで、担当者のスマホへ電話を転送することができるので、担当者が社外にいても電話対応することができます。
「担当者が不在のため、折り返しお電話させます」と待たせる時間が減るので、顧客満足度向上につながります。

ビジネスフォンを導入するときに気になること

1.初期費用の負担が大きい
2.操作は覚えられる？？

初期費用の負担が大きい

ビジネスフォンの導入で、気になるのが導入費用です。
ビジネスフォンを導入する際は、電話機本体と主装置 （回線をまとめる装置） の購入費用だけではなく、回線工事や、初期設定費用なども発生します。
ビジネスフォンは主装置１台と電話機２台からの購入になりますが、費用全体で
最低３０万円程度からの購入になります。
主装置 （回線をまとめる装置） は
Ｓタイプ（電話機使用台数１０台）
Ｍタイプ（電話機使用台数３０台）
Ｌタイプ（電話機使用台数３０台以上）
と、電話機の使用台数や回線数で金額が違います。

操作は覚えられる？

2つ目に気になるポイントはビジネスフォン導入後に、操作方法や運用方法が覚えられるのかな？と心配になるところです。
ビジネスフォンの操作自体は簡単なものです。
しかし、簡単な操作といっても、今まで行なったことがない電話操作を行なう必要があるため、電話対応の操作に慣れるまで、内線への転送や、保留転送など【ボタンの押し間違い】といった作業ミスが起こる可能性があります。
もし、お客さまや取引先からかかってきた電話を転送したつもりで、実は「転送せずに誤って切ってしまった」というミスが発生した場合、相手に不快感を与えてしまいます。
そのため、前もって説明書をデスクに貼ったり、取り扱いの研修を行なったり、何かしらのミス防止対策を行なっておくと安心です。

これで解決！「リース・レンタル・購入」のメリット・デメリット

ビジネスフォン導入するのに、気になるのは、費用が大きいことですよね。これは、「リース」や「レンタル」を使うことで導入しやすくなります。

リースの場合

リースとは、リース会社が使用者の希望する物品を購入したのち、使用者に貸与され、使用者は使用料としてリース料をリース会社へ支払います。使用者が希望する物品が使えるというのが最大の特徴です。
契約期間は、中・長期が可能で、リース物件の所有権はリース会社にあります。
ビジネスフォンのリース期間は、法定対応年数で最長７年間までリース会社と契約が出来ます。
導入金額５０万円の場合（目安・主装置１台・電話機１０台・設置に関する工事費）
導入金額５０万円にリース会社によって料率（金利）は違いますが、料率１．４%の場合
導入金額５０万円×１．４%=７，０００円（税抜）のリース月額になります。
つまり、ビジネスフォンを導入する時にリース契約をすれば、初期費用はなく、毎月のリース料のみで導入が可能になります。
また、リース契約の場合は７年期間動産保険がついてきます。雷、風水害、爆発、盗難、火災が対象です。リース導入のもう一つのメリットはリース料金が全額経費なので節税対策にもなります。
リースのデメリットは、初期費用はありませんが、リース会社への総支払額は現金購入より多くなります。
導入金額５０万円の場合　月額７，０００円×７年（８４回）=５８８，０００円（支払合計）となり、現金購入よりも８８，０００円支払額は増えます。動産保険が付き、災害対策が出来る安心代とも言えます。
もうひとつ！リース期間中（７年期間）の解約は出来ず、解約する時は月額リース料×残りのリース期間の料金を一括で支払いが必要となる場合があります。
（例）
　　月額７，０００円×残りリース期間５０回の場合　
　　月額７，０００円×５０回=３５０，０００円　となります。

リース期間が終了したら、物品を返却するか、再度、リース契約をし、継続使用することも出来ます。契約時に確認しておきましょう。

レンタルの場合

レンタルは、リースと同じように見えますが、物品はレンタル会社が所持するものから選択するのが一般的です。リースと同じく、初期費用は抑えられ、メンテナンス・修理も無料の場合が多いです。
こちらも、原則、途中解約は出来ませんが、やむを得ず途中解約をする場合は、リースと同じくレンタル期間の残額を支払うことになります。
解約後の物品は、レンタル会社へ返却となります。

購入の場合

ビジネスフォンを購入する場合、所有権はもちろん購入した会社になります。故障するまで、使い続けることが出来るのがメリットともいえますが、購入しただけでは、保険などの適用にはなりません。雷・風水害・爆発・盗難・火災など災害による故障や、破損などの修理代は全額自己負担になります。
別途、保守契約や保険に加入しておくと安心して使えます。

まとめ

ビジネスフォンを導入する時は、現在の電話回線・インターネット回線・リース料・レンタル料と見合っているか、確認する必要があります。
回線と導入するビジネスフォンのミスマッチが起こると、作業効率が良くならなかったり、必要ではない回線使用料やリース料・レンタル料が発生してしまうこともあります。
是非、自分の会社に合った環境にしてほしいと思います。

わが社ではお客様の使用状況に合った、回線の見直し・最適なビジネスフォンの設置・定期的なメンテナンス・取扱説明まで、しっかりとサポートします。

いつでもごお問い合わせください。
九州情報機器コンサル株式会社
連絡先　0985-72-7722

※　掲載している写真は、ＳＡＸＡパンフレットを使用しています。